วิธีใช้งาน (แบบคนเดียว)
เริ่มต้นใช้งานผ่าน LineOA แบบคนเดียว เพื่อจัดการงานเอกสาร
ภาพรวมการใช้งาน
Owlcr ได้รับการออกแบบเพื่อให้ผู้ใช้คนเดียวสามารถประมวลผลเอกสารบัญชีโดยไม่จำเป็นต้องมีทีมหรือการตั้งค่าที่ซับซ้อน
วิธีการใช้งานทั่วไปสำหรับผู้ใช้คนเดียวแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลัก:
การเตรียมตัวก่อนใช้งาน
การส่งเอกสารเข้าสู่ระบบ
การตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล
การจัดการผลลัพธ์
การติดตามและรักษาดูแล
ขั้นตอนที่ 1: การเตรียมตัวก่อนใช้งาน
1.1 ตรวจสอบความพร้อมของระบบ
ก่อนเริ่มใช้ Owlcr ควรตรวจสอบข้อกำหนดต่อไปนี้:
เบราว์เซอร์ (Chrome, Safari, Firefox, Edge) เวอร์ชั่นล่าสุด
การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร
Line account ที่ใช้งานอยู่
Google account สำหรับการเก็บไฟล์
การเข้าถึง Google Drive ได้ปกติ
1.2 การปรับตั้งค่า Google Drive
Google Drive ใช้เป็นพื้นที่เก็บเอกสารต้นฉบับและผลลัพธ์ OCR
ขั้นตอนการตั้งค่า:
ก. เข้าระบบ Owlcr ที่ https://owlcr.co ข. คลิกไปที่เมนู Settings ค. เลือกส่วน Google Drive Connection ง. คลิกปุ่ม Connect Google Drive จ. ใช้ Google account ที่ต้องการ ฉ. ยิ่งยินยอมให้ Owlcr เข้าถึง Google Drive ช. ตรวจสอบว่าการเชื่อมต่อสำเร็จ (จะแสดง "Connected")
หลังจากนี้ เอกสารที่ upload จะถูกเก็บไว้ใน folder "Owlcr" ภายใน Google Drive ของคุณโดยอัตโนมัติ
1.3 การตั้งค่าการแจ้งเตือน
เพื่อให้ติดตามสถานะการประมวลผลของเอกสาร ควรตั้งค่าการแจ้งเตือน
ไปที่ Settings และตั้งค่าดังต่อไปนี้:
Email Notifications: เปิดใช้งาน (รับการแจ้งเตือนผ่านอีเมล)
Line Notifications: เปิดใช้งาน (รับการแจ้งเตือนผ่าน Line)
Notify on OCR Complete: เปิดใช้งาน
ด้วยการตั้งค่านี้ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทันทีเมื่อเอกสารได้รับการประมวลผลสำเร็จ
1.4 ตรวจสอบแผนการใช้งาน
ตรวจสอบแผนการใช้งานปัจจุบัน:
Free: 10 credit/month (ประมาณ 10 เอกสาร)
Basic: 100 credit/month (ประมาณ 100 เอกสาร)
Start: 250 credit/month (ประมาณ 250 เอกสาร)
Scale: 1,000 credit/month (ประมาณ 1,000 เอกสาร)
เอกสารหนึ่งใบใช้ประมาณ 1 credit ส่วนใหญ่ (ยกเว้นเอกสารที่มีการแบ่งรายการสินค้า อาจใช้ credit มากขึ้น)
ขั้นตอนที่ 2: การส่งเอกสารเข้าสู่ระบบ
Owlcr รองรับการส่งเอกสารผ่านสองช่องทาง: Line OA หรือ Web Dashboard
2.1 วิธีส่งเอกสารผ่าน Line OA (ง่ายที่สุด)
ขั้นตอนการส่งเอกสาร:
ก. เปิด Line application ข. ค้นหา "Owlcr Official" หรือ "@owlcr" ในส่วนค้นหา ค. เข้าไปในห้องแชตกับ Owlcr Official ง. ที่ช่องแชต คลิกไอคอนเพื่อเพิ่มไฟล์หรือส่งรูปภาพ จ. เลือกรูปบิลที่ต้องการประมวลผล (รูปหรือไฟล์ PDF) ฉ. คลิกปุ่มส่ง
หลังจากส่งเอกสาร Owlcr จะแสดงข้อความยืนยันและเริ่มการประมวลผล
2.2 วิธีส่งเอกสารผ่าน Web Dashboard
ขั้นตอนการส่งเอกสาร:
ก. ไปที่ https://owlcr.co ข. ตรวจสอบว่า login อยู่แล้ว ค. หากหน้า Dashboard คลิกปุ่ม "Upload New Documents" ง. คลิกเพื่อเลือกไฟล์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ drag-drop ไฟล์ จ. เลือกเอกสาร (รูป JPG, PNG หรือ PDF) ฉ. (ทางเลือก) เพิ่มหมายเหตุหรือหมวดหมู่เอกสาร ช. คลิกปุ่ม Upload
2.3 เทคนิคการถ่ายรูปบิล
เพื่อให้ Owlcr สามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างแม่นยำ ควรถ่ายรูปบิลให้ดี:
ใช้แสงสว่างเพียงพอ (ไม่มืด ไม่มีเงา)
วาง bิลให้ตั้งตรง (ไม่เอียง)
ครอบคลุมพื้นที่ทั้งหมดของบิล (ครบทั้ง 4 มุม)
ไม่มีข้อมูลบนบิลตัวอื่นหรือวัตถุขยะ
หากเป็น PDF ให้เป็น PDF แบบ searchable (ไม่ใช่รูปภาพ)
ความชัดเจนของข้อความตั้งแต่ 300 DPI ขึ้นไป
ขั้นตอนที่ 3: การตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล
3.1 การรอการประมวลผล
หลังจากส่งเอกสาร Owlcr จะประมวลผลภายในเวลา:
โดยปกติ: 30 วินาที ถึง 2 นาที
เอกสารที่ซับซ้อนสูง: 2-5 นาที
สถานะสามารถติดตามได้จาก:
ข้อความแจ้งเตือน Line
ข้อความอีเมล
หน้า Dashboard (ดูส่วน "Recent Documents" หรือ "Pending Documents")
3.2 การตรวจสอบผลลัพธ์ OCR
หลังจากประมวลผลเสร็จ Owlcr จะส่งผลลัพธ์กลับมาผ่าน Line
ผลลัพธ์จะแสดง:
ชื่อผู้ขาย/ผู้ออกบิล
เลขที่ใบแจ้งหนี้
วันที่เอกสาร
ยอดรวมทั้งสิ้น
รายละเอียดรายการสินค้า/บริการ (ถ้ามี)
ยอดรวมต่อรายการ
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล:
ชื่อผู้ขายถูกต้องหรือไม่
เลขที่บิลถูกต้องหรือไม่
วันที่ตรงกับเอกสารต้นฉบับหรือไม่
จำนวนเงินรวมตรงกับบิลหรือไม่
รายการสินค้า/บริการครบถ้วนหรือไม่
ปริมาณและราคาต่อหน่วยของแต่ละรายการถูกต้องหรือไม่
ภาษีคำนวณถูกต้องหรือไม่
3.3 การแก้ไขข้อมูลที่ผิด
หากพบข้อมูลที่ผิด ให้ทำดังนี้:
ก. ที่ผลลัพธ์ใน Line หรือ Web Dashboard คลิกปุ่ม "Edit Data" ข. ระบบจะพาคุณไปหน้าแก้ไข ค. คลิกที่ช่องข้อมูลที่ต้องแก้ไข ง. ลบข้อมูลเดิม จ. พิมพ์ข้อมูลใหม่ที่ถูกต้อง ฉ. ถ้าต้องการเพิ่มหรือลบรายการสินค้า ให้คลิกปุ่ม "Add/Remove Item" ช. เมื่อเสร็จแล้ว คลิกปุ่ม "Save"
ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงและย้อนกลับไปหน้า Dashboard
3.4 การรับรองข้อมูล (Approval)
หลังจากตรวจสอบและแก้ไข ให้คลิก "Confirm" หรือ "Approve" เพื่อยืนยันว่าข้อมูลถูกต้อง
ข้อมูลที่ได้รับการรับรองจะไม่สามารถแก้ไขได้หากไม่ยกเลิกการรับรอง
ขั้นตอนที่ 4: การจัดการผลลัพธ์
4.1 การดูแลรายการเอกสารทั้งหมด
ในหน้า Dashboard หลัก จะมีส่วน "Document History" หรือ "Upload History"
ในส่วนนี้ คุณสามารถ:
ดูรายการเอกสารทั้งหมดที่เคยอัพโหลด
เรียงตามวันที่, สถานะ, ประเภทเอกสาร
ค้นหาเอกสารด้วยคำค้นหา
ดูสถานะ: "Processed", "Processing", "Pending", "Error"
ดูวันที่และเวลาที่อัพโหลด
ดูค่า credit ที่ใช้ไป
4.2 การส่งข้อมูลไปยังโปรแกรมบัญชี
หลังจากตรวจสอบและรับรองข้อมูลแล้ว มีสองวิธีในการส่งต่อ:
วิธีที่ 1: ส่งออกเป็น Excel
ขั้นตอน:
ก. ที่ผลลัพธ์ของเอกสาร คลิกปุ่ม "Export to Excel" ข. ระบบจะสร้างไฟล์ Excel พร้อมข้อมูลที่ประมวลผล ค. ไฟล์จะดาวน์โหลดไปยังโฟลเดอร์ Downloads ง. เปิดไฟล์ Excel และตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง จ. นำไฟล์นี้ไปใส่ในโปรแกรมบัญชี (FlowAccount, PEAK, Zoho Books เป็นต้น)
วิธีที่ 2: ส่งอัตโนมัติไปยังโปรแกรมบัญชี (Pro Plan ขึ้นไป)
ขั้นตอน (ต้องตั้งค่าครั้งแรก):
ก. ที่ Dashboard คลิก Settings ข. เลือกส่วน "Accounting Software Integration" ค. คลิก "Connect Software" ง. เลือกโปรแกรมบัญชี (FlowAccount หรือ PEAK) จ. ป้อน username/password ของโปรแกรมบัญชี ฉ. ตั้งค่า RPA script (Owlcr จะช่วยคำแนะนำ) ช. ทดสอบการเชื่อมต่อ ซ. บันทึกการตั้งค่า
หลังจากนี้ เมื่อทำการส่ง ข้อมูลจะพิมพ์เข้าโปรแกรมบัญชีโดยอัตโนมัติ
4.3 การเก็บเอกสารต้นฉบับ
เอกสารต้นฉบับทั้งหมดถูกเก็บโดยอัตโนมัติใน Google Drive ที่คุณตั้งค่าไว้
วิธีการเข้าถึง:
ก. ไปที่ Google Drive หลัก ข. หาโฟลเดอร์ชื่อ "Owlcr" ค. ภายในจะมีโฟลเดอร์ย่อยตามเดือน (Owlcr - 2024-02 เป็นต้น) ง. สามารถ browse หรือ download ไฟล์ได้
หรือจาก Web Dashboard:
ก. คลิกปุ่ม "Browse Drive" ข. ระบบจะแสดงเอกสารที่เก็บไว้ใน Google Drive ค. สามารถ preview หรือ download ได้
ขั้นตอนที่ 5: การติดตามและรักษาดูแล
5.1 การติดตามการใช้ Credit
ตรวจสอบการใช้ credit อย่างสม่ำเสมอ:
ก. ดูจาก Dashboard หลัก (แสดง "Credits Left: X/Y") ข. ไปที่ Settings > Billing เพื่อดูรายละเอียด ค. ดูแสดงรายการ credit ที่ใช้ไปต่อเอกสาร
วิธีการซื้อ credit เพิ่มเติม:
ก. ไปที่ Settings > Billing ข. คลิกปุ่ม "Buy Extra Credits" ค. เลือกจำนวน credit ที่ต้องการ (100, 500, 1000 เป็นต้น) ง. ชำระเงิน (ผ่าน Credit Card, Prompt Pay, Bank Transfer) จ. Credit จะเพิ่มขึ้นทันที
หมายเหตุ: Credit ที่ซื้อเพิ่มเติมไม่มีวันหมดอายุ
5.2 การตรวจสอบประวัติและรายงาน
เพื่อติดตามประสิทธิภาพของการใช้งาน:
ก. ดูจำนวนเอกสารที่ประมวลผล (Dashboard บอก "Docs Processed: X") ข. ดูอัตราข้อผิดพลาด (หากมีเอกสารที่ OCR ผิด) ค. ดูเวลาเฉลี่ยการประมวลผล ง. หากต้องการรายงานอย่างละเอียด สามารถ export history ได้
5.3 การจัดระบบเอกสารในโปรแกรมบัญชี
หลังจากนำข้อมูลเข้าโปรแกรมบัญชีแล้ว ควรทำ:
ก. ตรวจสอบว่าข้อมูลแสดงถูกต้องในโปรแกรม ข. บันทึก Transaction (โปรแกรมบัญชีจะสร้าง Journal Entry อัตโนมัติ) ค. เชื่อมโยงเอกสารต้นฉบับกับรายการบัญชี (Attachment) ง. ตรวจสอบรายงาน (P&L, Balance Sheet) เพื่อยืนยันความถูกต้อง
5.4 การแก้ไขปัญหา
หากพบปัญหาในการใช้งาน:
ปัญหา: OCR ผิดหรือไม่ครบบ่อยครั้ง
วิธีแก้:
ตรวจสอบคุณภาพรูปบิล
ลองถ่ายรูปใหม่ด้วยแสงที่ดีขึ้น
หากปัญหายังคงเกิด ติดต่อ Support
ปัญหา: Google Drive ไม่เชื่อมต่อ
วิธีแก้:
ไปที่ Settings > Google Drive
คลิก "Disconnect" ก่อน
คลิก "Connect" ใหม่อีกครั้ง
เลือก Google Account
ยิ่งยินยอมการเข้าถึง
ปัญหา: Credit หมดเมื่อไหร่
วิธีแก้:
ซื้อ Credit เพิ่มเติมตามขั้นตอนในส่วน 5.1
Credit จะเพิ่มขึ้นทันที สามารถใช้ต่อได้เลย
สรุปวิธีการใช้งานประจำวัน
สำหรับผู้ใช้คนเดียวที่ใช้งาน Owlcr ในชีวิตประจำวัน:
สำหรับวันธรรมชาติ:
รวบรวมบิลจากเลขดี/ผู้ขาย
ถ่ายรูปบิลหรือสแกน
ส่งเข้า Line OA Owlcr
รอการประมวลผล (30 วินาที - 2 นาที)
ตรวจสอบผลลัพธ์ใน Line
แก้ไขข้อมูลหากจำเป็น
ส่งออก Excel หรือ Auto-fill เข้าโปรแกรมบัญชี
บันทึกลงโปรแกรมบัญชี
เวลาที่ประหยัด:
ก่อน Owlcr: 5-10 นาที/บิล = 8-16 ชั่วโมง/เดือน (100 บิล)
หลัง Owlcr: 1-2 นาที/บิล = 2-3 ชั่วโมง/เดือน (100 บิล)
ประหยัด: 75-80% ของเวลา
ข้อควรรู้เพิ่มเติม
ข้อจำกัด:
Owlcr ไม่ได้บันทึก Transaction เข้าโปรแกรมบัญชี ที่ต้องทำคือส่งข้อมูลเท่านั้น
Owlcr ไม่สร้างรายงาน (P&L, Balance Sheet) ที่ต้องใช้โปรแกรมบัญชี
Owlcr ไม่จัดการเจ้าหนี้/ลูกหนี้ หรือสิ่งอื่นอีกมากมายที่เกี่ยวกับบัญชี
ประเภทเอกสารที่รองรับ:
บิลซื้อ (Invoice) - Detail mode
บิลซื้อ Summary
บิลขาย (Sales Invoice) - Detail mode
บิลขาย Summary
Statement ธนาคาร
ใบลดหนี้/ใบเพิ่มเติม
